Мне кажется что метаться по всему городу не есть правильно.
Надо бы определить место и еще лучше день - ну типа "вечер первого четверга каждого месяца", тогда каждый сможет без длительных согласований приехать даже наобум в нужное время в нужное место...
КМК лучше и проще встречаться вечером рабочего дня - выходные это семья и дачи, я например в выходные на 99% не вырвусь
По крайней мере я знаю что именно так встречаются киловоды и пыжоиды уже много лет...